Kako napisati upit na koji ćete dobiti usporedive ponude

Pošaljete isti upit trojici izvođača i dobijete tri ponude: jednu na dvije stranice, jednu na dvadeset i jednu koja je pet puta skuplja od najjeftinije. Najčešće to ne znači da je netko nepošten, nego da je svatko upit protumačio na svoj način.

Što upit treba sadržavati

• Tko ste i čime se bavite. Dvije rečenice su dovoljne, ali bez njih izvođač nagađa.
• Problem koji želite riješiti. Opišite što danas ne radi, a ne rješenje koje ste zamislili. "Upiti se gube u e-pošti" korisnije je od "trebamo CRM".
• Tko će se time služiti. Koliko ljudi, koje uloge i koliko su vični tehnologiji.
• S čime se mora povezati. Postojeći sustavi, baze, knjigovodstvo, naplata.
• Što je obvezno, a što poželjno. Bez te razlike svaka ponuda uključuje nešto drugo.
• Rok i razlog roka. "Do sajma u ožujku" govori više od "što prije".
• Okvirni budžet. Ne morate reći točan iznos, ali raspon štedi vrijeme svima.

Što slobodno izostavite

Ne morate propisivati tehnologiju, crtati ekrane ni pisati specifikaciju na trideset stranica. To je posao izvođača, a preuranjene odluke često zatvore bolje i jeftinije putove.

Kako usporediti ponude

• Što je uključeno? Dizajn, testiranje, prijenos podataka, obuka, hosting.
• Što se događa nakon objave? Jamstvo, održavanje, cijena izmjena.
• Čije je rješenje? Izvorni kod, pristupi i podaci trebaju ostati vama.
• Kako se plaća? Po fazama s isporukama ili unaprijed.
• Tko konkretno radi? I s kim razgovarate kad nešto zapne.

Znak dobre ponude

Dobar izvođač prije ponude postavlja pitanja. Ponuda koja stigne za sat vremena bez ijednog pitanja obično se temelji na pretpostavkama, a pretpostavke se kasnije naplaćuju kao dodatni radovi.

Ako želite da upit prođemo zajedno prije nego što ga pošaljete, javite nam se.